eForms-DE in 5 Minuten erklärt

Seit dem 25. Oktober 2023 ist eForms im EU-weiten Oberschwellenbereich verpflichtend. Damit wurde ein 25 Jahre altes Bekanntmachungs-Format (TED-Schema 2.0.9) durch ein neues, deutlich strukturierteres XML-Schema abgelöst. Für Bid-Teams ist das mehr als eine technische Umstellung — es ist die Grundlage dafür, dass Daten zu Bekanntmachungen überhaupt sauber maschinenauswertbar werden.

Was eForms ist

eForms ist ein EU-weit harmonisiertes XML-Schema für Bekanntmachungen im öffentlichen Auftragswesen, herausgegeben vom EU-Amt für Veröffentlichungen. Es löst die alten TED-Standardformulare (F01–F25) ab. Statt 25 fest verdrahteten Formularen gibt es jetzt 40 Notice Subtypes (CT-001 bis CT-040), die feiner zwischen Verfahrensarten und Veröffentlichungs-Anlässen unterscheiden.

Die deutsche Profilierung heißt eForms-DE und wird vom Beschaffungsamt des BMI gepflegt. Sie ergänzt das EU-Schema um Pflichtfelder für deutsche Vergabeverfahren (z.B. Verweis auf VgV/UVgO/SektVO).

Was sich für Bieter ändert

Inhaltlich blieb vieles ähnlich: Auftraggeber, CPV-Code, Volumen, Frist. Strukturell hat sich aber drei Dinge spürbar verbessert:

1. CPV ist wirklich strukturiert. Frühere Bekanntmachungen hatten oft nur den Haupt-CPV im Fließtext. Jetzt ist das Feld <cbc:ItemClassificationCode listName="cpv"> Pflicht, mehrere Codes pro Los sind sauber abgebildet.
2. Lose sind eigene Entitäten. Ein Los hat einen eigenen <cac:ProcurementProjectLot>-Block mit eigenem Volumen, eigener CPV-Liste, eigener Vergabestelle. Vorher waren Lose im Fließtext versteckt.
3. Kriterien sind maschinenlesbar. Zuschlagskriterien (Preis, Qualität, etc.) und ihre Gewichtung sind als <cac:AwardingCriterion> strukturiert. Dadurch lässt sich endlich auswerten, wo Preis- und wo Qualitäts-Verfahren laufen.

Die wichtigsten Notice Subtypes

Wenn man nur eine Handvoll Subtypes kennen will, sind das diese:

• CT-009 — Wettbewerblicher Dialog (Auftragsbekanntmachung) — interessant für komplexe Vorhaben mit Lösungsoffenheit.
• CT-016 — Auftragsbekanntmachung (offenes Verfahren) — Brot-und-Butter-Formular, ca. 60 % aller Notices.
• CT-029 — Vorinformation (PIN) — Pre-Bid-Gold. Wer hier reagiert, hat 6–12 Monate Vorsprung.
• CT-030 — Auftragsbekanntmachung Sektoren (SektVO) — Versorgungsbereiche (Wasser, Energie, Verkehr).
• CT-039 — Zuschlagsbekanntmachung — rückblickend, aber Datengrundlage für die Erfolgs-Datenbank.

Wie ein eForms-Notice aussieht

Stark vereinfacht — ein eForms-Notice ist ein UBL-2.3-XML-Dokument:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ContractNoticeNotice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:ContractNotice-2"
                      xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
                      xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>eforms-sdk-1.10</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>2026-OJS-87/123456</cbc:ID>
  <cbc:NoticeTypeCode listName="notice-subtype">16</cbc:NoticeTypeCode>
  <cac:ContractingParty>
    <cac:Party>
      <cac:PartyName>
        <cbc:Name>Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr</cbc:Name>
      </cac:PartyName>
    </cac:Party>
  </cac:ContractingParty>
  <cac:ProcurementProjectLot>
    <cbc:ID schemeName="Lot">LOT-0001</cbc:ID>
    <cac:ProcurementProject>
      <cbc:Name>Cloud-Migration Rahmenvertrag</cbc:Name>
      <cac:MainCommodityClassification>
        <cbc:ItemClassificationCode listName="cpv">72000000</cbc:ItemClassificationCode>
      </cac:MainCommodityClassification>
    </cac:ProcurementProject>
  </cac:ProcurementProjectLot>
</ContractNoticeNotice>

Wer das von Hand parsen will, hat einen langen Weg vor sich — die Schema-Spezifikation umfasst rund 1.200 Felder. In der Praxis bauen wir uns einen Mapper, der nur die 30 bis 40 Felder extrahiert, die für unsere Zwecke relevant sind.

Wo es noch Fallstricke gibt

• Pre-eForms-Backfill ist mühsam. Bekanntmachungen vor Oktober 2023 liegen noch im alten TED-Schema. Wer historisch über 2020–2023 auswerten will, braucht zwei Mapper.
• eForms-DE-Profilierung ist nicht vollständig stabil. Das Beschaffungsamt veröffentlicht Versionen-Updates (zuletzt 1.7.x → 1.10), die zusätzliche Pflichtfelder einführen können.
• Manche Vergabestellen senden noch hybride Notices — eForms-Header, Inhalt aber im alten Stil. In der Praxis sieht man das vor allem bei kleineren Kommunen.

Das Muster

eForms ist die Datengrundlage, auf der alles aufsetzt, was wir mit Vergabe-Daten machen wollen — von „Wer hat was gewonnen" bis zu Konsortium-Detection. Wer das Schema nicht versteht, baut wackelige Datenpipelines. Wer es versteht, hat eine Goldquelle.